Lugedes suvalist juttu innovatsioonist ja loovusest ja ei saa märkamata jääda kuidas rõhutatakse, et ideede leidmiseks on vaja vaba mõttelendu. Mis aga tegelikult toimub? Ikka usutakse kehtivat töötatud tundide ja tulemuse vahel agraar- ja industriaalühiskonnast tuttav lineaarne seos  - mida rohkem töötunde “sisse paned”, seda vingema tulemuse saad. Kõik justkui saavad aru, et see enam nii ei ole, aga millegipärast jätkavad ikka vanas rütmis. Ja keegi ei julge juhile öelda, et kuninga rõivad on kuidagi olematud.

Vaadake ringi – asjad mis peaks meie elu lihtsamaks tegema (s.t. nende abil peaks saama asjad kiiremini tehtud) on suure osa kontorirotte rahulolevateks pantvangideks muutnud:

• Tööpäev algab ju siis kui kohvikruus käes oleme arvutisse sisse loginud. Edasi vahime päev otsa arvutisse ja arvame, et teeme tööd.
• Jätaks hommikul e-mailid alla laadimata ja teeks seda üks kord päevas? Ei saa, seal on kindlasti midagi olulist. Sekka ka samalaadsel põhjendusel üks doos tvitterit-ja-feissbukki.
• Kui internetiühendusega peaks midagi juhtuma, siis täituvad kööginurgad inimestega kes ” ei saa tööd teha, sest net läks ju ära”.
• Kui mobiilne internet tuli, siis reklaamiti seda kui vahendit, mis laseb tööd teha igal ajal ja igas kohas ning suurendab seeläbi vabadust. Tegelikult on toime olnud paljude jaoks täpselt vastupidine – vabadus vähenes, sest oled kogu aeg kättesaadav (jah, ma tean, et neid seadmeid saab välja lülitada, aga enamus ei tea vist?) ja ei suuda ennast tööst välja lülitada.

Muide, teadlased on tõestanud, et kui oled 40-50 e-kirja “üle vaadanud”, siis oled oma aju “keemia” selleks päevaks nö kõrgema taseme mõttetegevuse jaoks ruineerinud – Londoni ülikooli teadlased viisid Hewlett-Packard´is läbi uuringu, mille tulemusel järeldasid, et infomaania on mõtte-erksusele kaks korda ohtlikum kui marihuaana suitsetamine – keerulisemata ülesannete lahendamise suutlikkus langes väga oluliselt.

Palju õnne meile :-) – nüüd on meil vähemalt olemas põhjus proovida teha tööd ilma arvutita. Kuidas oleks kui mõtleks ekraani vahtimise asemel? Alustuseks igal hommikul paar tundi?

Psühholoog Donna Dawson ütleb, et majanduslanguse ajal on kontorites oluliselt kasvanud sisemine konkurents – paljud kardavad oma töökoha pärast ning soovivad lojaalsed ja tublid välja näha. Rohkem pidid sellist mängu mängima vanemad inimesed – neil ühest küljest pension lähemal ning uut tööd raskem saada ja teisest küljest kontori mängureeglid selgemad.

Teised uuringud aga näitavad, et kui inimene ei võta minimaalselt üks kord kahe tunni jooksul ca 15 minutilist pausi, siis tema produktiivsus langeb – keha ja aju vajavad värskendust.

Nii, et tegelikult on selline lojaalsus ja pühendumus illusioon – see on tegelikult kahjulik nii töötaja tervisele kui firma tulemustele. Kuigi esmamulje on teine.

Käes on kevadise suurpuhastuse aeg: kraamime puhtaks oma elamise, aia, keldrid-kuurid, ehk isegi töölaua… Ehk teeks nii, et sel aastal tuleb kevad teisiti – ehk puhastaks tänavu kevadel ka pea seal laokil olevaist painajaist, mida põhjustavad tegemist vajavad asjad?

Hakatuseks võta tund-paar segamatut aega ning pane kirja kõik meeles tähelepanu köitvad ja tegemist nõudvad asjad; üks asi reale, nii kiiresti kui võimalik. Selle käigus ära prioritiseeri ega analüüsi – pane lihtsalt kõik asjad kirja paberilehele või arvutisse.

Kuidas tunne on? Kas stress kasvas või vähenes? Tavaliselt väheneb, sest maailm ja meid ees ootavad kohustused selginevad. 

Nüüd võime hakata peast paberile kolitud mõtteid täpsemalt uurima – ikka ükshaaval, esimesest alustades ja viimasega lõpetades. Millega on tegemist? Miks see asi on oluline? Mida peame täpselt tegema, et selle kirjapandud asjaga edasi liikuda?

Oletame, et kirjutasid muuhulgas üles tegevuse „Otsida uusi kliente“. See on oluline, aga kes neid otsib? Kui sina ise, siis kas võiks pigem öelda „Otsi uusi kliente“? Aga kuidas sa neid otsid? Kui õige helistaks praeguste rahulolevate klientide võtmeisikud läbi, koguks ühtlasi tagasisidet ja uuriks, kas neil on soovitada uusi kliente? Ja kellele neist esimesena helistan? Võib-olla tuleks võtmeisikute nimekiri koostada? Paneme siis oma tegevusnimestikku kirja „Koosta võtmeklientide nimekiri, et nende käest koguda tagasisidet ja nende abil leida uusi kliente“. Kõlab ju paremini ja konkreetsemalt kui „Otsida uusi kliente“!

Kui mõttepuhastus on läbi, valid neist olulisima tegevus ja hakkad sellega lihtsalt pihta. Kui lõpetad tegevuse, küsid endalt: „Mis on mu järgmine samm, et jõuda eesmärgini?“ Pärast sellele küsimusele vastamist „tõlgid“ tegevuse endale arusaadavasse keelde ning viid taas sobival hetkel ellu. Oluline on panna asjad selgelt kirja nii, et mõistad hetkega, mida, millal, kus ja kuidas pead tegema.

Sel moel selgita välja kõikide oluliste asjadega, mida pead ühe või teise asjaga konkreetselt pihta hakkama – kuidas, kus ja miks tegeled nende asjadega. Ebaolulised asjad viska minema, talleta arhiivis või lisa tegevusnimestikku nimega „Tulevikus võib-olla ühel ilusal päeval“ – viimane on ideede inkubaator, millesse vaatad kord-paar kuus ja vajadusel võtad ideetibu välja ning kasvatad ta võimsaks tegevuseks.

Kutsun säärast käitumist mõttepuhastuseks ega kujuta ette, et suudaksin selleta toime tulla. 

Kui mõttepuhastus leevendas stressi, siis varu üks rahulik päev, et sellega põhjalikumalt tegeleda, sest tegelikult ei piirdu mõttepuhastus ainult meie ajuga. Korda sama protsessi oma töölauaga: vaata, mida sulle räägivad laual lebavad asjad; ehk mõni neist nõuab tegutsemist. Pane kõik need asjad kirja. 

Seejärel võta ette arvuti saabuvate kirjade kaust ja viimaste koosolekute märkmed. Kirjuta üles tegutsemist nõudvad asjad. Kui e-kirju on väga palju, tee uus kaust „Vanad e-kirjad“, millesse tõsta kõik, üle kahe kuu vanused kirjad. Ning viimase paari kuu omad käi järjest läbi ning sõnasta nendega seonduvad tegevused.

Siis võta ette kodune keskkond: mida räägivad sulle kappides, keldririiulitel, garaažinurgas seisvad asjad. Ehk nõuab mõni neist tegutsemist?

Pärast sellist kevadist suurpuhastust on pilt varasemast märksa selgem ning meenub nii mõnigi ununenud kohustus või soov.

Pärast esimest põhjalikku mõttepuhastust korralda seda iga päev, et vältida mõtterisu kuhjumist. Niipea, kui tuleb mõni idee, meenub tegemist vajav asi või keegi soovib, et midagi teeksid, pane see kirja. Korra-paar päevas käi nimekirja läbi ja otsusta, millal, kuidas ja mida täpselt teed oluliste asjadega. Ma olen kasutanud seda mitu aastat – unustan ideid haruharva, elu on muutunud stressivabamaks ning tean täpselt, mida ja kuidas teha, et eesmärke saavutada.

Miks rõhutan mõtete ja tähelepanu köitvate asjade kirjapaneku vajadust? Peamine põhjus peitub selles, et inimene suudab korraga meeles pidada tavaliselt kuut kuni kaheksat asja. Kui meile tuleb mingi idee või keegi tahab, et teeksime midagi, siis see töökäsk talletub lühiajalisse mällu nagu ka järgmine ja ülejärgmine. Ühel hetkel see mälu täitub ning töötlemata asjad liiguvad korrastamata kujul edasi teistesse aju osadesse kuni nad ühel – tavaliselt kõige sobimatumal – hetkel end meile meenutavad. Aja jooksul selliste painajate hulk kuhjub. Nagu neist tingitud distress.

Peale piiratud mahu on lühimälul veel mitu halba külge, mille muutmine näib ilmvõimatuna. Kui sa pole läbinud mälutreeningut või ei paista silma looduse poolt antud harukordselt struktuurse mõtlemisega, siis valitseb meie peas täielik korralagedus, mille kõrval näib suvalise teismelise pahupidi pööratud tuba organiseerituse musternäitena. Asja teeb hullemaks seegi, et mälul puudub mineviku- ja tulevikutaju – see ei suuda tavaliselt eristada kiireloomulisi asju neist, milleni veel jupp aega. 

Ainus lahendus on kasutada mälust usaldusväärsemat süsteemi: siis valivad painajad selle endale uueks eluasemeks ega piina meid. Lõpptulemusena saame kulutada rohkem aega sellele, et mõelda, mida erinevate asjadega pihta hakata ja kuidas neid lahendada, selle asemel, et vaevata oma pead abstraksete ja sihitute uitmõtetega sellest, mida kõike peaksime tegema.

Sel aastal võiks ju kevad tulla tänu mõttepuhastusele teisiti. Nagu ülejäänud eesootavad aastadki.

Üks uus metauuring (analüüsis 72 varasema uuringu andmeid, kokku ca 5 000 tiimi ja 17 000 tiimiliiget üle maailma) ”Information sharing and team perfomance” näitab, et liiga palju koosolekute ajast kulub varem teada olnud info arutamisele, selle asemel, et arutada uut infot. Uuring tõi ka selgelt välja, et need grupid, kes keskenduvad uuele infole, teevad paremaid otsuseid. Teine uuritav kriteerium oli grupiliikmete üksteisega rääkimine – üllatuslikult selgus, et tiimid, mille liikmed rääkisid omavahel rohkem jagasid omavahel VÄHEM uut infot. Rohkem räägiti juba teadaolevaid juttusid ning kiideti ennast. Lobisesid, öeldi vanasti selle kohta vist?

Protsesside kujundamise ja juhtimise ekspert John Trosko soovitab juba ammu, et koosolekute pidamine seistes on oluliselt efektiivsem kui istudes. Visake koosolekute ruumist välja toolid ja te märkate, et koosolekute läbiviimise aeg lüheneb poole võrra! Lisaks on ettepanekud konstruktiivsemad ja kokkulepped konkreetsemad. Lühemad koosolekud on otseselt tingitud sellest, et seista ja juttu ajada on lihtsalt ebamugav. Sama nippi on mõistlik kasutada ka siis, kui on vaja teha mõni tähtis telefonikõne või kirjutada pikka teksti – püstijalu olekut tõlgendab aju põgenemisena ja haub efektiivsemalt plaani, kuidas ohutusse seisu jõuda.

Minu mõttekäigu põhjuseks on nähtus mida mina olen hakanud kutsuma riidekapi efektiks. Riidekapi efekti teame me kõik – kui kapp saab kodus riideid täis ja kõik tundub vajalik, siis me ostame uue, senisest suurema kapi. Mis sellega juhtub? Õige, saab üsna kiirelt ka täis. Ajaga on täpselt samamoodi – kui sa pidevalt ei jõua oma ülesandeid kaheksa tunniga ära teha ja võtad kaks tundi juurde, siis varsti avastad, et ka kümne tunniga ei jõua. Põhjused on lihtsad – nii nagu me ei raatsi või ei julge oma riidekapis inventuuri teha ja ebavajalikke rõivaid näiteks taaskasutuskeskusesse viia, nii ei tee me ka oma ajakasutuses inventuuri ja ei hinda oma tegevuste kooskõla enda eesmärkidega. Ja seetõttu teeme palju ballasttegevusi, mis meie eesmärkide saavutamisele ei oma mingit mõju. Nii ongi aktiivsus saanud laiskuse erivormiks: aktiivsus = laisk mõtlemine + läbimõtlematu tegutsemine.

Kui siia lisada meie ühiskonna moehaigus – kohustus olla hõivatud, siis ongi veel suurem probleem käes. Kurvakstegevalt sageli ei vaevu me enda tegevusi analüüsima ning lihtsalt teeme ja teeme, sest – „tööd on nii palju”. Tim Ferris soovitab neil, kes kaheksa tunniga töid tehtud ei saa tööaega VÄHENDADA. Sest see lihtsalt sunnib oma töid kriitiliselt üle vaatama.

Nagu ma ühes varasemas postituses ka kirjutasin – kui sa oled organisatsiooni juht, siis selleks, et vabastada oma töötajates tõeline „power” lase nad lahti kohustusest olla hõivatud – oluline ei ole kontrollida mitte kohalolekut, vaid püstitatud eesmärkide ja ülesannete täitmist. Anna ülesanne ja lase töötajal endal valida tööaeg, -koht ja -meetodid. Ainult nii saad töötajad täielikult pühenduma ettevõtte eesmärkide saavutamisele. Vastupidisel juhul saad suure hulga töötajate loovust ja efektiivsust pärssivaid tagumiktunde, mis sisustatakse ajatapjatega nagu kohvitass ja paberipeotäis või MSN ja suhtlusportaal. Kõlab lihtsalt, aga praktikas kipume ikka arvama et kui silma alt ära, siis viilib.

Harvard Business Review toimetaja Thomas Stewart soovitab kontrollist vabanemiseks ettevõtetel oma strateegia planeerimise käigus lisaks missioonile (ingl.k. mission statement) sõnastada ka vabadused (ingl.k. permission statement). Ta leiab, et tänastes, järjest enam detsentraliseeritud organisatsioonides, on vaja selgelt sõnastada just töötajate otsustusvabadused ettevõtte põhiväärtustena.

Postitus on kirjutatud Aruka ajajuhtimise blogisse külalispostitusena.