Eelmise nädala Maalehes küsiti Olari Taali käest: Inimese soovide ja sissetulekute vahel tundub olevat paratamatu vastuolu. Kuidas seda kõige lihtsamini ületada?

Ja Taal vastas: Juba ürgajal oli selge, et kui tahtsid süüa, tuli koopast välja, jahile minna. /…/ Praegu on lahendus selles, et tuleb teha rohkem tööd.

Austan Olari Taali, minu meelest on tal selged mõtted ja arukad seisukohad, aga “tuleb teha rohkem tööd” ei ole küll see, mida ma usun. “Work smart, not hard” – on ammu minu jaoks arukalt kõlanud, viimase aasta jooksul olen osanud seda ka rakendama hakata :-). Ilmselt sõltub see muidugi ka valdkonnast, positsioonist jne, aga need me saame ju ise valida…

Kui üldtuntud Pareto reegel ütleb, et 80% tulemusest sõltub 20% tegevustest, siis pole arukas rohkem töötunde teha (ehk 100% suurendada), vaid suunata tähelepanu sellele, et taibata, milline osa Sinu tööst on see kriitiline 20%. Edasi on juba lihtne – tee seda senisest veel paremini ja unusta rahumeeli osa sellest 80%-ist.

Teoorias ilus eks? Praktikas kole raske? Aga kui palju Sa võtad sellele mõtlemiseks aega ja analüüsid oma tegevust eesmärgiga leida see maagiline 20%?

Paljud kontoritöötajad töötavad üle 40 tunni nädalas. Selle peamine põhjus ei ole see, et tööd on palju, vaid see, et süveneda saab alles siis kui kontor hakkab vaiksemaks jääma… Milleni see viib? Väsimus, stress, tüdimus. See pole vaid üksikisiku probleem, see on terve organisatsiooni ja terve ühiskonna probleem.

Arvad, et see on organisatsioonikultuuri küsimus ja teie kontoris on need asjad teisiti? Kui see tegelikult ka nii on, siis on sul põhjust õnnelik olla. Aga tee siiski see nädal üks lihtne katse – pane kahel oma tavalisel tööpäeval kirja kõik katkestused. Kirja lähevad nii välised segajad, kui ka need hetked kui ise otsustad teha pausi, tuua kohvi, vahetada käsil olevat ülesannet jmt. Arvuta mõlema päeva lõpus keskmise ilma katkestuseta tööperioodi pikkus. Ma olen seda teinud ja sa ei taha teada, mis oli tulemus. Keskmiselt töötasin ühe ülesande kallal ilma katkestamata 13 minutit!

Kaks hästi lihtsat soovitust:

• Tee kõik mis võimalik, et selliste segajate arv miinimumini viia.
• Mine kontorisse nii vähe kui võimalik.

Ja ära hakka rääkima, et need lahendused ei sobi igal ametikohal. Ma tean seda. Aga sa saad ise valida, mis ametikohal ja mis organisatsioonis sa töötad.

Ma pole enam klassikalises mõttes kontoris töötanud viimased 20 kuud. Asjad saavad palju-palju kiiremini tehtud. Varasema öötöö asemel jääb nüüd aega üle muude asjade jaoks.

Kui pikk on sinu keskmine töö tegemise periood?

Ajakiri New Scientist kirjutab Kentucky ülikoolis (University of Kentucky in Lexington) läbi viidud uuringust, mis uuris magamatuse mõjust vaimsetele võimetele.

Eksperimendis osalejad pidid LCD ekraani vaadates vajutama nupule iga kord kui nägid ekraanil ühte kindlat pilti.

Tavaline reageerimise aeg oli 300 millisekundit. Mitte välja puhanud inimeste reageerimise aeg oli ettearvatult pikem, samuti esines nende puhul rohkem nn “maha magamisi”.

Ootuspärane oli ka, et juba 40 minutiline väike uinak parandas tulemusi oluliselt.

Mis aga uurijaid üllatas oli avastus, et väiksest unest veel tõhusam oli aga meditatsioon, seda isegi siis kui tegemist ei olnud kogenud mediteerijaga.

Hakka või ise mediteerima :-).

Käes on kevadise suurpuhastuse aeg: kraamime puhtaks oma elamise, aia, keldrid-kuurid, ehk isegi töölaua… Ehk teeks nii, et sel aastal tuleb kevad teisiti – ehk puhastaks tänavu kevadel ka pea seal laokil olevaist painajaist, mida põhjustavad tegemist vajavad asjad?

Hakatuseks võta tund-paar segamatut aega ning pane kirja kõik meeles tähelepanu köitvad ja tegemist nõudvad asjad; üks asi reale, nii kiiresti kui võimalik. Selle käigus ära prioritiseeri ega analüüsi – pane lihtsalt kõik asjad kirja paberilehele või arvutisse.

Kuidas tunne on? Kas stress kasvas või vähenes? Tavaliselt väheneb, sest maailm ja meid ees ootavad kohustused selginevad. 

Nüüd võime hakata peast paberile kolitud mõtteid täpsemalt uurima – ikka ükshaaval, esimesest alustades ja viimasega lõpetades. Millega on tegemist? Miks see asi on oluline? Mida peame täpselt tegema, et selle kirjapandud asjaga edasi liikuda?

Oletame, et kirjutasid muuhulgas üles tegevuse „Otsida uusi kliente“. See on oluline, aga kes neid otsib? Kui sina ise, siis kas võiks pigem öelda „Otsi uusi kliente“? Aga kuidas sa neid otsid? Kui õige helistaks praeguste rahulolevate klientide võtmeisikud läbi, koguks ühtlasi tagasisidet ja uuriks, kas neil on soovitada uusi kliente? Ja kellele neist esimesena helistan? Võib-olla tuleks võtmeisikute nimekiri koostada? Paneme siis oma tegevusnimestikku kirja „Koosta võtmeklientide nimekiri, et nende käest koguda tagasisidet ja nende abil leida uusi kliente“. Kõlab ju paremini ja konkreetsemalt kui „Otsida uusi kliente“!

Kui mõttepuhastus on läbi, valid neist olulisima tegevus ja hakkad sellega lihtsalt pihta. Kui lõpetad tegevuse, küsid endalt: „Mis on mu järgmine samm, et jõuda eesmärgini?“ Pärast sellele küsimusele vastamist „tõlgid“ tegevuse endale arusaadavasse keelde ning viid taas sobival hetkel ellu. Oluline on panna asjad selgelt kirja nii, et mõistad hetkega, mida, millal, kus ja kuidas pead tegema.

Sel moel selgita välja kõikide oluliste asjadega, mida pead ühe või teise asjaga konkreetselt pihta hakkama – kuidas, kus ja miks tegeled nende asjadega. Ebaolulised asjad viska minema, talleta arhiivis või lisa tegevusnimestikku nimega „Tulevikus võib-olla ühel ilusal päeval“ – viimane on ideede inkubaator, millesse vaatad kord-paar kuus ja vajadusel võtad ideetibu välja ning kasvatad ta võimsaks tegevuseks.

Kutsun säärast käitumist mõttepuhastuseks ega kujuta ette, et suudaksin selleta toime tulla. 

Kui mõttepuhastus leevendas stressi, siis varu üks rahulik päev, et sellega põhjalikumalt tegeleda, sest tegelikult ei piirdu mõttepuhastus ainult meie ajuga. Korda sama protsessi oma töölauaga: vaata, mida sulle räägivad laual lebavad asjad; ehk mõni neist nõuab tegutsemist. Pane kõik need asjad kirja. 

Seejärel võta ette arvuti saabuvate kirjade kaust ja viimaste koosolekute märkmed. Kirjuta üles tegutsemist nõudvad asjad. Kui e-kirju on väga palju, tee uus kaust „Vanad e-kirjad“, millesse tõsta kõik, üle kahe kuu vanused kirjad. Ning viimase paari kuu omad käi järjest läbi ning sõnasta nendega seonduvad tegevused.

Siis võta ette kodune keskkond: mida räägivad sulle kappides, keldririiulitel, garaažinurgas seisvad asjad. Ehk nõuab mõni neist tegutsemist?

Pärast sellist kevadist suurpuhastust on pilt varasemast märksa selgem ning meenub nii mõnigi ununenud kohustus või soov.

Pärast esimest põhjalikku mõttepuhastust korralda seda iga päev, et vältida mõtterisu kuhjumist. Niipea, kui tuleb mõni idee, meenub tegemist vajav asi või keegi soovib, et midagi teeksid, pane see kirja. Korra-paar päevas käi nimekirja läbi ja otsusta, millal, kuidas ja mida täpselt teed oluliste asjadega. Ma olen kasutanud seda mitu aastat – unustan ideid haruharva, elu on muutunud stressivabamaks ning tean täpselt, mida ja kuidas teha, et eesmärke saavutada.

Miks rõhutan mõtete ja tähelepanu köitvate asjade kirjapaneku vajadust? Peamine põhjus peitub selles, et inimene suudab korraga meeles pidada tavaliselt kuut kuni kaheksat asja. Kui meile tuleb mingi idee või keegi tahab, et teeksime midagi, siis see töökäsk talletub lühiajalisse mällu nagu ka järgmine ja ülejärgmine. Ühel hetkel see mälu täitub ning töötlemata asjad liiguvad korrastamata kujul edasi teistesse aju osadesse kuni nad ühel – tavaliselt kõige sobimatumal – hetkel end meile meenutavad. Aja jooksul selliste painajate hulk kuhjub. Nagu neist tingitud distress.

Peale piiratud mahu on lühimälul veel mitu halba külge, mille muutmine näib ilmvõimatuna. Kui sa pole läbinud mälutreeningut või ei paista silma looduse poolt antud harukordselt struktuurse mõtlemisega, siis valitseb meie peas täielik korralagedus, mille kõrval näib suvalise teismelise pahupidi pööratud tuba organiseerituse musternäitena. Asja teeb hullemaks seegi, et mälul puudub mineviku- ja tulevikutaju – see ei suuda tavaliselt eristada kiireloomulisi asju neist, milleni veel jupp aega. 

Ainus lahendus on kasutada mälust usaldusväärsemat süsteemi: siis valivad painajad selle endale uueks eluasemeks ega piina meid. Lõpptulemusena saame kulutada rohkem aega sellele, et mõelda, mida erinevate asjadega pihta hakata ja kuidas neid lahendada, selle asemel, et vaevata oma pead abstraksete ja sihitute uitmõtetega sellest, mida kõike peaksime tegema.

Sel aastal võiks ju kevad tulla tänu mõttepuhastusele teisiti. Nagu ülejäänud eesootavad aastadki.